Інструкція з діловодства


ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор  ТзОВ “Рябий пес”

________________ Н.К. Нечипоренко

01.02.2011 р.

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у ТОВ «Рябий пес”

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Інструкція з діловодства (надалі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності ТОВ «Рябий пес” та його регіональних підрозділів (надалі Товаристві) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження, до відправлення, або передачі в архів.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативними актами та локальними керівними документами Товариства.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Товаристві розроблені відповідно до Конституції України та законів України.

1.4. У Товаристві застосовується часткова централізація діловодства.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства несе директор Товариства. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Інструкції з діловодства покладається на виконавчого директора, керівників підрозділів.

1.6. Загальне керівництво роботою з діловодства здійснює виконавчий директор.

1.7. Працівники Товариства здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування державною мовою – українською.

1.8. У підрозділі Товариства повинні бути:

– інструкція з діловодства;

– номенклатура справ;

– описи справ постійного зберігання;

– описи справ тимчасового зберігання;

1.9. Перед звільненням, а також у разі відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин, працівник усі неоформлені службові документи передає заступникові директора з розвитку.

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У Товаристві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Товариства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у Товаристві:

– провадження господарської діяльності з метою виконання Товариством статутних завдань і функцій;

– потреба у регулюванні діяльності працівників на Товаристві.

3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

3.1. Приймання документів

3.1.1.   Документи, що надходять до Товариства приймаються референтом відділу забезпечення, або особою на яку покладено обов’язки ведення діловодства.

3.1.2.   Референтом розкриваються всі конверти.

3.1.3.   При отриманні документів стосовно претензійно-позовної роботи, фінансового моніторингу, конверти зберігаються і додаються до документів.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1.   Всі документи, що надійшли до Товариства, підлягають попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснює референт відділу забезпечення, або особа на яку покладено обов’язки ведення діловодства.

3.2.2.   Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом Товариства з розмежуванням повноважень, визначення необхідності реєстрації документа, постановки його на контроль.

3.2.3.   Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх в неробочий час. Доручення державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4.   Після розгляду документів керівництвом та накладенням резолюції, референт передає відповідний документ виконавцеві.

3.2.5.   При необхідності тиражування документа референт визначає кількість примірників, тиражує його за допомогою засобів оргтехніки, визначає адресатів та передає ці примірники адресатам.

Документи, які реєструються референтом, тиражуються після їх реєстрації.

3.2.6.   Доставка документів здійснюється засобами поштового, електронного та кур’єрського зв‘язку.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1.   Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстрі необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної у документах інформації.

3.3.2.   Реєстрація всіх вхідних, вихідних і створюваних Товариством документів здійснюється письмово.

3.3.3.   У Товаристві реєстрація документів  здійснюється централізовано – референтом відділу забезпечення.

3.3.4.   Документи реєструються у Товаристві:

– вхідні      – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

– створювані:

колегіальних органів – датою прийняття рішення;

розпорядження, накази директора, виконавчого директора – у день підписання.

3.3.5.   Заповнення реєстру здійснюється шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа – для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

3.3.6.   Реєстрація вхідних документів, від сторонніх юридичних та фізичних осіб, скерованих до Товариства, здійснюється у базі даних “Вхідна документація“.

3.3.7.   Реєстрація вхідних документів, створених працівниками Товариства здійснюється у базі даних “Вхідні внутрішня документація”.

3.3.8.   Реєстрація вихідних документів здійснюється у журналі реєстрації “Вихідна документація” референтом відділу забезпечення.

3.3.9.   Реєстрація внутрішніх звітів здійснюється у реєстрі “Звіти”, референтом відділу забезпечення.

4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

4.1. Складання документів

4.1.1.   Для складання службових документів повинен використовуватися папір формату А4 (210 х 297 мм) Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2.   Усі службові вихідні документи повинні оформлятися на бланках. Бланки Товариства виготовляються згідно з вимогами Бренд Буку.

[sam id=”7″ codes=”true”]4.1.3.   Документи повинні мати такі поля:

ліве – 30 мм;

верхнє – 20 мм;

нижнє – 20 мм;

праве – 15 мм.

Внутрішні документи (накази, розпорядження, інструкції, заяви працівників, окремі службові записки тощо) оформляються не на бланках.

4.1.4.   З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.5.   Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживань слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.6.   Текст документа викладається від 3-ї особи однини.

Наприклад: “Відділ страхування вважає …“, “Відділ врегулювання розглянув … “

Якщо документ оформлено на бланку посадової особи, то його текст викладається від 1-ї особи однини: “прошу … “, “скеровую … “.

4.1.7.   Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти документів (окрім розпорядчих документів) складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Розпорядчі документи складаються як правило з трьох частин: констатуючої (мотивуючої), резолютивної та заключної (покладання контролю).

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в нормативних актах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення персональним комп’ютером, об’єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.9. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників відповідних підрозділів.

Особи, які візують документ, несуть відповідальність за його зміст у межах своєї компетенції.

4.2. Оформлення документів

4.2.1.   Службовий документ, що складається у Товаристві, його підрозділах, повинен мати обов’язкові реквізити: найменування установи – автора документа, назву виду документа (не зазначається на листах), дату, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів згідно зі стандартом може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

4.2.2.   Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання “про що?“, “чого?“. Наприклад: наказ (про що?) про розпорядок роботи; протокол (чого?) засідання інвентаризаційної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Заголовки не складаються до текстів службових записок, телефонограм, телеграм і повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1.   Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується, – дата затвердження.

4.3.2.   Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 12 серпня 2004 року слід писати: 12.08.2004.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 серпня 2004 року слід писати: 03.08.2004. У фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 10 серпня 2004 року.

4.3.3.   Дата на документі проставляється референтом, або іншою особою, яка його реєструє.

4.3.4.   Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, виконавців тощо.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, дріб, номер місяця року реєстрації, дріб, дві останні цифри року, наприклад: 02/04/04.

4.5. Погодження документів

4.5.1.   У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності до законодавства здійснюється погодження проекту документа.

Погодження здійснюється з посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, в тому числі особою, яка цей документ ініціювала.

4.5.2.   Погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: слово “ПОГОДЖЕНО“, найменування посади, особистий підпис та дату візування, першу букву імені і прізвище особи, яка візує документ. відповідним грифом. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник юридичного відділу (Підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)

Візи на проектах документів (окрім розпорядчих) проставляються на лицьовому боці кожного аркуша.

На проектах розпорядчих документів візи проставляються на зворотньому боці останнього аркуша.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Товаристві.

4.5.3.   Посадова особа зобов’язана завізувати документ у одноденний термін з дня його отримання до розгляду.

4.5.4. У разі незгоди візуючого зі змістом проекту документа і неможливості досягнути згоди з автором він зобов’язаний завізувати його, виклавши свої зауваження та пропозиції у письмовій формі. Відмова у візуванні не допускається.

4.5.5.   Автор проекту документа зобов’язаний, врахувавши всі зауваження, доопрацювати його. Зауваження можуть залишатися тільки у разі не досягнення згоди візуючого з автором (у цьому випадку автор письмово викладає свої аргументи щодо незгоди із зауваженнями).

4.5.6.   Зауваження і пропозиції до проекту документа можуть викладатися на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного відділу (Підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Зауваження і пропозиції обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.7.      Проекти розпорядчих документів перевіряються працівниками юридичного відділу на відповідність їх законодавству і візуються начальником юридичного відділу на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Усі службові вихідні документи підписуються директором, виконавчим директором.

4.6.3. Окремі службові вихідні документи можуть підписуватися іншим співробітником Товариства, якому такі повноваження надані дорученням чи наказом директора Товариства, зокрема начальник відділу врегулювання підписує запити в банки та органи внутрішніх справ щодо отримання документів по врегулюванню страхових випадків.

4.6.4.   Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, першої букви імені і прізвища. Наприклад:

Виконавчий директор (перша буква імені, прізвище) ,(Підпис)

4.6.5. На кожному вихідному документі, співробітник який готував такий документ, зазначає себе як виконавця цього документу, проставляє свій підпис. Наприклад:

Виконавець, (перша буква імені, прізвище) ,(Підпис)

4.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, підписуються всі примірники.

4.6.7. Розпорядчі документи підписуються тільки один раз – це оригінали, які залишаються у справі, а для використання у роботі розсилаються засвідчені копії.

4.6.8. Документи підписуються, як правило однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Директор (Підпис) (перша буква імені, прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (перша буква імені, прізвище)

4.6.9. Рішення колегіальних органів підписуються особою, яка головувала на засіданні колегіального органу.

Наприклад:

Голова комісії (Підпис) (перша буква імені, прізвище)

4.6.10. Якщо посадова особа, підпис (віза) якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує (візує) особа, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала (завізувала) документ, і її прізвище. Наприклад: “в.о.“, “заст.“. Прізвище особи, яка підписала (завізувала) документ, вписується або вдруковується над прізвищем особи, замість якої підпис (віза) проставлений.

Не допускається підписання (візування) документа з прийменником “за“ або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

4.6.12. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом директора (наказом, розпорядженням).

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ“, найменування посади, підпис, перша буква імені і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

(Підпис) (перша буква імені, прізвище)

Дата

4.6.13. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом № 74/02/04 від 12.02.2007р.

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. Печатка ставиться на положеннях, інструкціях, правилах, договорах, посвідченнях, довіреностях та фінансових документах, документах що надсилаються в інші установи.

Копії документів посвідчуються печаткою «Для документів №1». Окрім печатки проставляється штамп начальника юридичного відділу “Згідно з оригіналом“ і його підпис.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ або текстову частину документа.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку. Наприклад:

Акціонерне Товариство «Страхова компанія «Оксамит»

Державна податкова адміністрація

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному. Наприклад:

Акціонерне Товариство «Страхова компанія «Оксамит»

Відділ врегулювання

Головному фахівцю

(Перша буква імені, прізвище)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата. Наприклад:

Голові правління

Акціонерного товариства  «Страхова компанія «Оксамит»

(Перша буква імені, прізвище)

У разі потреби в реквізиті “Адресат“ можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним виконавчим органам чи організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено.

Наприклад:

Керівникам структурних підрозділів

ТОВ «Рябий пес»

Документ не повинен мати більше чотирьох окремих адресатів. Слово “копія“ перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту “Адресат“ може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Наприклад:

Редакція журналу

“Архіви України“

вул. Солом’янська, 24

03047, МСП, Київ-047,

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім вулицю, номер будинку, квартири, населений пункт, район і область, країна призначення (для міжнародних відправлень). Наприклад:

(Перша буква імені, прізвище,)

вул. Б.-І. Антоновича, 25 кв. 2

79057, м.Львів-57

У разі надсилання документа державним органам влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція – це напис, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюції проставляються на окремих аркушах, які прикріплюються до документа. Проставляти резолюції безпосередньо на документах не допускається.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, відповідальною за виконання є особа, зазначена у дорученні першою, якщо у документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй передається документ та надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

За вказівкою керівника його помічник або референт робить копії документа для всіх виконавців, вказаних у резолюції, та здійснює розсилку.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Якщо у тексті резолюції керівника є слова “доповісти”, “інформувати”, “подати пропозиції” для зняття контролю за виконанням документа, якого стосувалася резолюція, необхідно подати і документальне підтвердження виконання резолюції керівника.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Під час проходження документа у Товаристві  робляться такі помітки:

– про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс документа);

– про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова “Знято з контролю“ і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця).

Наприклад:

До справи № 02-16

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 25.01.2007р.

(Посада) (Перша буква імені, прізвище) (Підпис)

Відмітка “Знято з контролю“ свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа. Наприклад:

Тесленко 2975 428

4.10. Оформлення копій документів та витягів з документів

4.10.1. Копія документа та витяг з документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника відповідного підрозділу чи директора/виконавчого директора Товариства. (це правило не поширюється на підрозділи, у яких зберігаються документи).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Товариство  може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа, витяг з документа виготовляється, як правило, засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка “Копія“, “Витяг” зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

4.10.3. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно з оригіналом“, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її першої букви імені, прізвища, дати засвідчення копії (за винятком копій розпорядчих документів, які даються для виконання) і проставляється нижче реквізиту “Підпис“.

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Завідувач відділу кадрів (Підпис) (дата) (Перша буква імені, прізвище)

4.10.4. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

Наприклад:

Дата, індекс

________________________________________________________________

Начальник відділу (Підпис) (Перша буква імені, прізвище)

Згідно з оригіналом

Спеціаліст відділу кадрів (Підпис) (дата) (Перша буква імені, прізвище)

На копіях вихідних ініціативних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою Товариства. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

На копіях розпорядчих документів візи не зберігаються.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

– додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

– додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

– додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті. Наприклад:

“Розробити і подати на затвердження схему проходження документів у Товаристві  за формою, зазначеною у додатку 1“.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка. Наприклад:

Додаток

до наказу № 046 від 12.02.2007 р.

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери. Наприклад: Додаток 1. Додаток 2 тощо.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

– якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

– якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників. Наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану надходжень

на II квартал 2007р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік виконання плану надходжень на II квартал 2007р.

на 2 арк. в 1 прим.;

– якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок інвентаризаційної комісії від 25.12.07р. № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

– якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

– при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 5 арк.;



– якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.12. Вимоги при виготовленні документів за допомогою персонального комп’ютера

4.12.1. Тексти документів друкують через один міжрядковий інтервал.

4.12.2. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат“, “Гриф затвердження“, “Відмітка про наявність додатка“, “Гриф погодження“ відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

Начальник адміністративно-

1

господарського управління

2

(Підпис) (Перша буква імені, прізвище)

1,5

Дата

4.12.3. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.4. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.5. Розшифровку підпису у реквізиті “Підпис“ друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

4.12.6. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.7. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

– 0 – від межі лівого поля – для реквізитів “Заголовок до тексту“, “Текст“ (без абзаців), “Відмітка про наявність додатка“, “Прізвище виконавця і номер його телефону“, “Відмітка про виконання документа і направлення його до справи“, для найменування посади у реквізитах “Підпис“ та “Гриф погодження“, для засвідчувального напису “Згідно з оригіналом“, а також слів “СЛУХАЛИ“, “ВИСТУПИЛИ“, “ВИРІШИЛИ“, “ПОСТАНОВИЛИ“, “НАКАЗУЮ“, “ПРОПОНУЮ“;

– 1 – після 5 друкарських знаків – для початку абзаців у тексті;

– 2 – після 16 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;

– 3 – після 24 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;

– 4 – після 32 друкарських знаків – для реквізиту “Адресат“;

– 5 – після 40 друкарських знаків – для реквізитів “Гриф затвердження“ та “Гриф обмеження доступу до документа“;

– 6 – після 48 друкарських знаків – для розшифровки підпису в реквізиті “Підпис“;

– 7 – після 56 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.8. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.9. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток“ і “Підстава“ друкуються від положення табулятора 0, а текст до них – через один міжрядковий інтервал.

4.12.10. Під час оформлення документів на більше, ніж двох сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися з права нижнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка“ та розділових знаків.

4.12.11. Друкований текст перевіряє виконавець.

4.13. Тиражування документів

4.13.1. Порядок та необхідність тиражування документів засобами копіювальної техніки визначає автор документу.

4.13.2. Тиражування документів може здійснювати безпосередньо працівник за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.13.3. Документи, що створюються Товариством для розсилки у підрозділи тиражуються безпосереднім виконавцем та разом зі списком адресатів передаються кур’єру для передачі виконавцям.

4.14. Підготовка проектів наказів та розпоряджень, їх реєстрація, розповсюдження та зберігання

4.14.1. Підготовку проектів наказів та розпоряджень здійснює працівник Товариства, який визначається директором чи виконавчим директором Товариства.

4.14.2.  Проект тексту розпорядчого документа повинен бути коротким і конкретним. Обсяг проекту не повинен перевищувати 3-х сторінок формату А-4 (без врахування додатків).

4.14.3. Проект розпорядчого документа повинен складатись з таких частин:

– констатуючої (мотивуючої), у якій містяться посилання на закони, інші нормативні акти та документи, обставини, якими викликана необхідність прийняття цього акта;

– резолютивної, у якій конкретно і чітко формулюються завдання, визначені виконавці і терміни виконання поставленого завдання;

– заключної (покладання контролю), у якій містяться загальні терміни виконання, посилання на посадову особу або осіб, на яких покладається контроль за повним виконанням розпорядчого документа.

4.14.4. До проекту розпорядчого документа також додаються передбачені текстом матеріали, на які є посилання у цьому проекті.

4.14.5. Виготовлений проект розпорядження чи наказу директора Товариства візується керівником підрозділу, який є його ініціатором, начальником юридичного відділу, керівниками підрозділів, яких стосується цей проект розпорядчого документа.

4.14.6. Реєстрація розпорядчих документів Товариства здійснюється референтом відділу забезпечення в «Журналі реєстрації наказів та розпоряджень». Після закінчення календарного року реєстраційна база передається в архівний відділ.

4.14.7. Розповсюдження розпорядчих документів:

– для ознайомлення керівників підрозділів документи надсилаються в електронному вигляді факсограмою, та в подальшому оригінал передається поштою;

– керівники підрозділів ознайомлюють зі змістом даних документів працівників підрозділу;

– керівники підрозділів забезпечують зберігання, для використання в роботі, завірені копії таких документів;

4.14.8. Накази та розпорядження що стосуються господарської діяльності Товариства зберігаються:

– перші 3 роки – у Референта Товариства;

– наступні роки – в архівному відділі.

4.14.9. Кадрові накази та розпорядження зберігаються у працівника відповідального за ведення кадрового діловодства, до передачі їх в архівний відділ.

5. ПОРЯДОК ОБРОБКИ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

5.1. Вихідні ініціативні документи, які підписані на бланках  Товариства реєструються централізовано референтом відділу забезпечення, в день їх одержання від директора/виконавчого директора, або не пізніше наступного робочого дня.

5.2. Вихідні ініціативні документи, які підписують керівники підрозділів, реєструються у цих підрозділах і повинні бути виготовлені відповідно до даної інструкції.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

5.3. Відправлення вихідної кореспонденції здійснюється референтом відділу забезпечення.

5.4. Різні документи, що надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

5.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

5.6. У Журналі реєстрації вихідної документації зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа.

5.7. Документи, які доставляються кур’єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.8. Оригінали наказів та розпоряджень залишаються у референта, для зберігання відповідно до чинного законодавства. В інші підрозділи надсилаються їх завірені копії.

6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають всі документи, окрім тих, які носять виключно інформаційний характер або не потребують вчинення виконавчих дій.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4. Обов’язки помічників та референтів керівників щодо роботи з контрольованими документами:

– здійснювати щоденний контроль за ходом виконання розроблених планів;

– зберігати отримані матеріали у контрольних папках для аналізу виконання контрольованих документів.

6.1.5. Документ вважається виконаним, коли питання, порушені у ньому, розглянуті у межах повноважень підрозділу, або співробітника, до якого він був адресований та кореспонденту надано відповідь по суті.

6.1.6. Після виконання документ знімається з контролю, при цьому на документі робиться відмітка про зняття з контролю.

6.1.7. Всі документи після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення повертаються особі, відповідальний за діловодство та контроль, для формування справ. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

6.1.8. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щотижнево узагальнюються і доповідаються директорові та виконавчому директорові Товариства.

6.2. Терміни виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі.

6.2.2. Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше, як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново“ – протягом 7 робочих днів від дати підписання (для внутрішніх документів) або одержання (для вхідних документів).

6.2.3. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою директора/виконавчого директора.

6.3. Здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів

6.3.1. Відповідальність за виконання розпорядчих документів несуть посадові особи, визначені у цих документах.

Якщо виконання документа покладається на кількох посадових осіб, відповідальною за організацію виконання є посадова особа, зазначена першою.

У разі невиконання розпорядчих документів у зазначені терміни без поважних причин посадові особи, відповідальні за виконання, притягаються до відповідальності у встановленому порядку.

6.3.2. Безпосередній контроль за термінами виконання розпорядчих документів у підрозділах здійснює працівник, відповідальний за діловодство, або спеціально призначений працівник.

6.3.3. У разі невиконання розпорядчих документів або окремих їх пунктів у визначені терміни відповідальні за виконання повинні повідомляти не пізніше, як за 3 робочих дні посадових осіб, на яких покладено контроль за виконанням, вказуючи об’єктивні причини невиконання і реальні терміни виконання.

6.3.4. Матеріали щодо виконання розпорядчих документів або окремих їх пунктів подаються виконавцями у визначені терміни з повною, якісною та детальною (при виконанні пунктів) інформацією про вирішення поставлених завдань, вказуючи причини невиконання.

6.3.5. Інформація про розпорядчі документи, виконання яких протерміновано більше ніж на 7 днів, узагальнюється і подається директорові/виконавчому директорові для вжиття додаткових заходів щодо усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань, визначених у розпорядчих документах.

6.4. Здійснення контролю за виконанням звернень

6.4.1. Усі звернення, які оформлені належним чином та подані до Товариства у встановленому порядку, підлягають контролю, окрім тих, які носять інформаційний характер, скеровуються підрозділам до відома та відповідного реагування і за змістом поставленого питання не вимагають надання відповіді кореспонденту.

Види звернень, які у всіх випадках вимагають надання відповіді кореспонденту:

– звернення громадян;

– звернення юридичних осіб, які потребують прийняття управлінських рішень;

– документи органів державної влади.

6.4.2. Термін виконання звернення чи надання відповіді (в т.ч. попередньої) встановлюється 30 календарних днів від дня реєстрації, якщо інакше не передбачено спеціальними нормативно-правовими актами.

6.5.3. Пропозиції, заяви і скарги фізичних та юридичних осіб, на які даються попередні чи проміжкові відповіді, з контролю не знімаються. Всі звернення закриваються після їх повного розгляду, у межах повноважень, підрозділом, до якого воно було адресовано та надання кореспонденту (заявнику) відповіді по суті за підписом директора/виконавчого директора Товариства. З

6.5.4. Відповідь заявнику готується у 2-х примірниках: 1-й примірник надсилається заявнику; 2-й – передається для зберігання референтові. У разі необхідності надання відповіді вищому контролюючому органу (органам) число примірників відповідно збільшується.

6.5.5. На всіх примірниках відповіді обов’язково вказується її виконавець та його номер телефону.

6.5.6. На всіх примірниках відповіді, окрім першої, проставляється посада та віза керівника підрозділу, у якому готувалася ця відповідь.

7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних Товариством у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ, документів.

7.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим для Товариства документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються державними органами для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Товариство зобов’язане розробити індивідуальну номенклатуру справ.

7.1.4. Як правило, індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.5. Номенклатура справ розробляється виконавчим органом, із залученням фахівців, підписується директором Товариства та обов’язково погоджується у встановленому порядку з архівним відділом.

7.1.6. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.7. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи державних органів, далі група організаційно-розпорядчої документації Товариства (накази, розпорядження, тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з державними органами.

7.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу виконавчого органу (за штатним розписом) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.9. У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у виконавчому органі, комунальному підприємстві, установі чи організації.

7.1.10. Під час складання номенклатури справ використовується структурний принцип її внутрішньої побудови.

Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу.

7.1.11. До номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи Товариства та підрозділів.

7.1.12. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.13. Номенклатура справ щорічно (не пізніше 15 грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником Товариства.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

– групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розтиражованих копій;

– групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;

– групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

– в одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання;

– включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

– якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання у діючу номенклатуру справ;

– справа не повинна перевищувати 200 аркушів (З0-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Розпорядження, накази з основної діяльності, особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; особові рахунки, про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників) та з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

– протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним.

7.2.6. Доручення державних органів і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Товариства. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ – відповідь йде за документом – запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ зберігаються за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.3. Видача справ у тимчасове користування співробітникам здійснюється з дозволу виконавчого директора, або на власний розсуд референта. На видану справу заводиться карта – замінник справи, у якій зазначається номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.4. Вилучення документа зі справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу директора, з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа та акта встановленої форми “Про вилучення справ (документів)”.

7.4. Керівництво та контроль за формуванням справ

Методичне керівництво і контроль за складанням номенклатур справ за формуванням справ та операційним зберіганням документів у Товаристві здійснюється референтом та архівним відділом.

8. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання через три роки зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ за погодженням з керівником.

8.2. Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ включає:

– експертизу цінності документів;

– оформлення справ;

– складання описів справ;

– передачу справ до архівного підрозділу і забезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Товаристві створюється експертна комісія (ЕК), яка діє на підставі положення про експертну комісію.

8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період; акти про виділення документів (справ) для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються директором Товариства після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) архівної установи.

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення та за погодженням з директором та архівним відділом зазначені документи здаються підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.9. Справи постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, ухвалами, рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

8.10. Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляється за встановленою формою.

8.11. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за … роки“.

8.12. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.13. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом, номер опису і фонду.

8.14. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.15. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.16. Описи справ складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства, при методичній допомозі архівного підрозділу.

8.17. Опис справ складається з дотриманням таких правил:

– графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу “Строк зберігання, стаття за переліком“;

– графа опису “Примітка“ використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим підрозділам, про наявність копій тощо;

– систематизація справ, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ Товариства;

– кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

– у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

– справи з особового складу, вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.18. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № ________“.

8.19. Описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання обласним державним архівом не затверджуються.

8.20. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад: справи за 2001 рік передаються в архівний підрозділ у 2004 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ на розсуд керівника

Передача справ в архівний підрозділ здійснюється за графіком, складеним архівом.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.21. Справи передаються до архівного підрозділу оформленими належним чином.

Друкувати Юридичний помічник » Юридичним особам та ФОП » Кадри та діловодство » Положення, правила, інструкції »
16,737 переглядів

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься.