Посадова інструкція референта


«ЗАТВЕРДЖУЮ»

директор  ТОВ «Рябий пес»

______________________ Н.К. Нечипоренко

“_____” ___________________2011  р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ № ____

Референта

1.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1.  Референт відноситься до категорії “Технічні службовці”.

1.2.  Референт приймається на роботу і звільняється наказом директора або виконавчого директора Товариства, у відповідності з вимогами Кодексу законів про працю України.

1.3.  На посаду референта призначається особа, що має вищу або незакінчену вищу освіту без вимог до досвіду роботи, або середню професійну освіту і досвід роботи від 1 р.

1.4.  Референт відноситься до відділу забезпечення, та підпорядковується директорові Товариства.

1.5.  У своїй роботі референт керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, нормативно-правовими і законодавчими актами України, цією посадовою інструкцією.

1.6.  На час відсутності референта його обов’язки виконує особа, призначена директором Товариства у встановленому порядку. Дана особа набуває відповідні права і несе відповідальність за якісне і своєчасне виконання покладених на неї обов’язків.

2. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

Для виконання покладених на нього функцій Референт зобов’язаний:

2.1.  Здійснювати роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно-розпорядчої діяльності директора  та Товариства в цілому.

2.2.  Приймати вхідну на розгляд директора  кореспонденцію, передавати її у відповідності з прийнятим рішенням в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

2.3.  Вести діловодство, виконувати різноманітні операції з застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збору, обробки і подання інформації при підготовці і прийнятті рішень.

2.4.  Здійснювати методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах Товариства.

2.5.  Здійснювати контроль за наявністю та збереженням документів, бланків та договорів Товариства.

2.6.  Приймати документи і особисті заяви на підпис директора .

2.7.  Готувати документи і матеріали, необхідні для роботи директора .

2.8.  Готувати, подавати на підпис, та ознайомлювати необхідних працівників з наказами та розпорядженнями директора  Товариства, з основної діяльності Товариства та кадрових питань.

2.9.  Слідкувати за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами і конкретними виконавцями документів на підпис директорові, виконавчому директорові, забезпечувати їх якісне редагування.

2.10.  Організовувати оперативний зв’язок директора та виконавчого директора зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності, записувати в разі їх відсутності інформацію, і доводити до їх відома її зміст.

2.11.  Передавати і приймати інформацію по приймально-передавальним пристроям (телефон, факс, ел. почта і т.д.), а також телефонограми, своєчасно доводити до відома керівництва Товариства отриману інформацію.

2.12.  За вказівкою директорів готувати листи, запити, відповіді, інші документи.

2.13.  Виконувати роботу по підготовці зборів і нарад що проводяться директором (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час і місце проведення, повістці дня, їх реєстрацію), вести і оформляти протоколи зборів і нарад.

2.14.  Здійснювати контроль за виконанням працівниками товариства виданих наказів і розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання наказів і доручень керівництва Товариства, взятих на контроль.

2.15.  Вести реєстр вхідної-вихідної документації.

2.16.  Забезпечувати працівників Товариства необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям.

2.17.  Друкувати за вказівкою директорів службові матеріали, що необхідні для його роботи, або вводити поточну інформацію в базу даних.

2.18.  Організовувати прийом та обслуговування відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.

2.19.  Виконувати роботу з документальним забезпеченням кадрової діяльності Товариства: оформлення наказів, трудових книжок, трудових контрактів (договорів), документів на відрядження, листків непрацездатності, ведення табеля обліку робочого часу, видачу довідок про трудовий стаж і зарплату.



2.20.   Забезпечувати виконання машинописних і копіювально – множильних робіт.

2.21.  Формувати справи у відповідності з затвердженою номенклатурою, забезпечувати їх схоронність і у встановлені терміни здавати в архів.

2.22.  Постійно мати охайний вигляд, дотримуватися ділової форми одягу, правил ділового етикету, розпорядку трудового дня.

2.23.  Тримати робоче місце і довірену техніку в чистоті і працездатному стані.

2.24.  Постійно працювати над підвищенням свого освітнього та професійного рівня, бути дисциплінованим, чітко виконувати доручення, проявляти ініціативу та мобілізувати себе на виконання поставлених задач.

2.25.  Виконувати всі інші вказівки керівництва Товариства, що стосуються його роботи.

3. ПРАВА

Референт має право:

3.1. Знайомитися з проектами рішень, наказами, розпорядженнями, постановами керівництва Товариства, що стосуються його діяльності.

3.2. Знайомитися з документами, що визначають його права й обов’язки по займаній посаді, критерії оцінки якості виконання посадових обов’язків.

3.3. Брати участь в обговоренні питань  щодо обов’язків, що виконуються ним.

3.4. Брати участь оперативних нарадах, що проводяться директором Товариства з питань, що стосуються його діяльності.

3.5. Повідомляти безпосередньому керівнику про усі недоліки, виявлені у процесі виконання своїх посадових обов’язків та у діяльності Товариства (його структурних підрозділах) і вносити пропозиції по їх усуненню.

3.6. Вимагати від безпосереднього керівника та інших посадових осіб Товариства сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків.

3.7. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.

3.8. Вимагати від керівників структурних підрозділів Товариства інформацію і документи, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків.

3.9. Вносити безпосередньому керівникові пропозиції щодо удосконалення роботи, пов’язаної з виконанням обов’язків передбачених цією посадовою інструкцією.

3.10. Вимагати від директора Товариства забезпечення організаційно-технічних умов і оформлення встановлених документів, необхідних для виконання посадових обов’язків

4. ПОВИНЕН ЗНАТИ

Референт повинен знати:

4.1.  Накази, постанови, розпорядження директора Товариства, що стосуються його діяльності.

4.2.  Положення, інструкції і інші нормативні документи по веденню діловодства.

4.3.  Вимоги внутрішніх документів Товариства.

4.4.  Структуру і персональний склад підприємства і підрозділів.

4.5.  Організацію діловодства.

4.6.  Методи оформлення і обробки документів.

4.7.  Архівну справу.

4.8.  Стандарти уніфікаційної системи організаційно-розпорядчої документації.

4.9.  Правила оформлення ділових листів з використанням типових форм.

4.10.  Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю та конфіденційну інформацію Товариства.

4.11.  Передовий вітчизняний і закордонний досвід по організації й удосконалюванню своєї роботи.

4.12.  Методи передачі, обробки і збереження  інформації з використанням сучасних технічних засобів комунікації і зв’язку, комп’ютера.

4.13.  Методи ведення ділових бесід і переговорів.

4.14.  Етику ділового спілкування.

4.15.  Правила внутрішнього трудового розпорядку, законодавство про працю.

4.16.  Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії, протипожежного захисту при роботі з оргтехнікою і у службових приміщеннях Товариства.

4.17.  Вимоги даної посадової інструкції.

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Референт несе відповідальність:

5.1. За невиконання та неналежне виконання своїх посадових обов’язків, передбачених даною посадовою інструкцією, у межах, визначених чинним законодавством України про працю.

5.2. За здійснення в процесі своєї діяльності правопорушення в межах, визначених діючим адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

5.3. За заподіяння матеріальної шкоди підприємству – у межах, визначених діючим трудовим, кримінальним і цивільним законодавством України.

5.4. За розголошення комерційної таємниці – відповідно до діючого адміністративного, кримінального і трудового законодавства України.

5.5. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку відповідно до чинного трудового законодавства України.

Погоджено:

З інструкцією ознайомлені:

 

Друкувати Юридичний помічник » Юридичним особам та ФОП » Кадри та діловодство » Посадові інструкції »
2,775 переглядів

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься.