Організація претензійної роботи на підприємстві

Претензійна робота є самостійним етапом правової роботи.

До претензійної роботи відноситься:

1. підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій;

2. пред’явлення і розгляд претензій;

3. здійснення реєстрації, обліку, зберігання і відправки претензійних матеріалів;

4. здійснення контролю за претензійним виробництвом;

5. розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійної роботи, підготовка пропозицій щодо її удосконалення.

Відповідно до п.9 «Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади. Державного підприємства, установи, організації », затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27.08.1995 р. № 690, юридична служба:

1. організовує і веде претензійну роботу;

2. дає правову оцінку претензіям, які пред’являються підприємству або підприємством у зв’язку з порушенням його майнових прав і законних інтересів.

З урахуванням специфіки діяльності підприємства, його функціональних особливостей і структури видається Наказ або затверджується положення (інструкція) про порядок ведення претензійної роботи, де чітко розподіляються обов’язки структурних підрозділів: служб, відділів, управлінь з підготовки і розгляду претензій. У кожному структурному підрозділі Наказом керівника ця робота покладається на конкретних працівників.

Юридична служба підприємства, відповідно до Загального положення. Безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства, який несе персональну відповідальність за стан претензійної роботи.

Порушення встановленого порядку пред’явлення і розгляду претензій тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб відповідно до чинного законодавства України. На юридичну службу покладено здійснення контролю за дотриманням структурними підрозділами встановленого на підприємстві порядку пред’явлення і розгляду претензій.

Структурний підрозділ та юридична служба ведуть журнали обліку претензій, пред’явлених підприємством та до нього.

2. Правовою формою, в якій знаходить вираз претензійна робота, є претензія – письмове звернення до контрагента з вимогою безпосередньо відновити порушене право і законні інтереси без втручання юрисдикційних органів. Претензія – вимога про усунення недоліків в кількості і якості поставленого товару, відшкодування збитків, сплати боргів і штрафів. У комерційній практиці пред’явлення претензії є зазвичай першим кроком у вирішенні виникаючих між контрагентами суперечок. І тільки після відмови в задоволенні претензії (або отримання відповіді на неї у встановлені терміни) пред’являється позов. Останній являє собою звернення в судові органи за захистом порушеного права чи іншого охоронюваного законом інтересу.

У разі порушення контрагентом майнових прав, законних інтересів підприємства відповідний відділ, служба, готує проект претензії для обов’язкового пред’явлення контрагенту з пропозицією погасити заборгованість, відшкодувати заподіяну шкоду або сплатити передбачені в чинному законодавстві або договором штрафні санкції.

Строк для пред’явлення претензії обчислюється з того дня, коли підприємство дізналася або повинна була дізнатися про порушення свого права.

Підбір матеріалів та подання відомостей, необхідних для пред’явлення претензії, здійснюється відповідними відділами або службами підприємства, на які за Положенням про службу (відділ) покладено функції захисту майнових інтересів підприємства.

Відповідний відділ або служба підприємства, дізнавшись про порушення майнових прав і законних інтересів підприємства, протягом одного робочого дня готує, за наявності необхідності, письмовий висновок на основі документів, що підтверджують факт порушення майнових прав і законних інтересів підприємства. Після чого передає працівнику юридичної служби письмовий висновок, належним чином оформлене, копії документів, що свідчать про факти порушення. Оформлення претензій до контрагентів виконується працівником юридичної служби на підставі письмового висновку і наданих документів.

При необхідності для підготовки тексту претензії можуть залучатися і інші працівники підприємства.

У претензії повинні бути вказані:

1. повне найменування та реквізити заявника претензії та підприємства, якому вона подається;

2. дата пред’явлення і номер претензії;

3. обставини, на підставі яких пред’явлено претензію;

4. докази, що підтверджують наявність цих обставин (посилання на нормативний акт);

5. вимога заявника;

6. сума претензії, її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

7. платіжні реквізити заявника претензії;

8. перелік документів, що додаються до претензії;

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним засвідчених копіях. Документи, які є в іншої сторони, до претензії можна не докладати із зазначенням про це в останній. Працівник юридичної служби готує проект претензії протягом двох днів.

Після правової оцінки юридичної служби претензія підписується керівником або заступником керівника підприємства та надсилається адресатові рекомендованим листом або листом з повідомленням, або вручається під розписку. Після надсилання претензії квитанція про відправку рекомендованим листом або доказ вручення претензії передаються працівнику юридичної служби для прилучення до претензійної справі. Претензія повинна бути розглянута відповідачем у місячний строк з дня її отримання.

Про фактичне виконання претензії структурний підрозділ або юридична служба здійснює відповідний запис в журналі обліку претензій. Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без розгляду, претензійні матеріали з висновком та документами, які обгрунтовують безпідставність цього відхилення, передаються відповідними структурними підрозділами для підготовки позовної заяви.

3. Керівник підприємства або його заступник при надходженні претензій розглядає їх і відправляє на перевірку структурному підрозділу та юридичній службі для виконання.

При перевірці матеріалів претензій слід уточнити такі обставини:

1. наявність всіх документів, які підтверджують обгрунтованість претензії;

2. правильність розрахунку;

3. наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

Після первинної правової оцінки претензійні матеріали у визначений на підприємстві строк передаються юридичною службою у відповідні підрозділи для підготовки висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку через канцелярію. Структурний підрозділ, яке отримало претензійні матеріали, повинен у встановлений на підприємстві строк перевірити їх та підготувати письмовий висновок про обгрунтованість претензійних вимог.

У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, структурний розслідування та інші дії, які забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку.

Висновок з претензійно матеріалами передається в юридичну службу.

Юридична служба з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне або часткове) претензії, а там, де юридичної служби немає, проект відповіді готує структурний підрозділ, якому передано на перевірку претензію.

4. Відповідь на претензію повинен містити таку інформацію:

1. повне найменування і поштові реквізити підприємства, що дає відповідь на претензію та підприємства, якому відповідь на претензію направляється;

2. дату і номер відповіді;

3. у разі коли претензію визнано повністю або частково – визнана сума, номер і дата платіжного доручення на перерахування цієї суми, або строк, спосіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;

4. коли претензію відхилено повністю або частково – мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обгрунтовують відхилення претензії;

5. перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.

Коли претензію відхилено повністю або частково заявникові повинно бути повернуто оригінали документів, одержаних з претензією, а також надіслано документи, що обгрунтовують відхилення претензії, якщо їх немає у заявника претензії.

Відповідь на претензію підписується керівником підприємства або його заступником та надсилається рекомендованим листом, листом з повідомленням або вручається під розписку. Результати розгляду вносяться в журнал обліку претензій.

Якщо у відповіді про визнання претензії не повідомляється про перерахування визнаної суми, заявник претензії по закінченню 20 днів після одержання відповіді має право пред’явити до банку розпорядження про списання у безспірному порядку визнаної боржником суми. До розпорядження додається також копія претензії.

У разі порушення строків розгляду претензії, встановлених ст. 7 АПК України, або залишення її без відповіді, арбітражний суд в подальшому при розгляді господарського спору має право стягнути в дохід державного бюджету з підприємства допустив таке порушення, штраф у розмірі 2% суми претензії.

5. Претензійні матеріали, отримані підприємством, реєструються в книзі вхідної кореспонденції, а ті, що відправляються підприємством – у книзі вихідної кореспонденції.

До отриманих претензійних матеріалів додається конверт зі штампом пошти з датою відправки, який є єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасної відправки матеріалів. При реєстрації претензії перевіряється наявність всіх документів, зазначених у додатку до неї. При відсутності або невідповідності документів, зазначених у додатку, працівниками канцелярії складається акт і підписується не менш ніж 3-ма особами.

Канцелярія після реєстрації претензії чи позовної заяви і резолюції керівника підприємства в той же день передає ці документи в юридичну службу (при відсутності такої – структурному підрозділу, якому доручена перевірка претензії і підготовка відповіді на неї), яка здійснює їх реєстрацію в журналі обліку (Додаток) і первинну правову оцінку, формує претензійну справу, готує відповідь на претензію.

Претензійні підприємства і ті, що надходять, зберігаються в окремих папках (незакінчені претензії; закінчені претензії).

Журнал обліку претензій, що пред’являються підприємством рекомендуємо оформляти з передбаченням наступних граф:

  1. № по порядку.
  2. Дата і номер.
  3. Найменування підприємства, якому пред’явлено претензію, місцезнаходження.
  4. Сума претензії (якщо вона підлягає грошовій оцінці).
  5. Суть претензії.
  6. Дата відповіді, якщо передбачається.
  7. Дата і номер відповіді та її реєстрації в канцелярії підприємства.
  8. В якій мірі визнана (повністю, частково), сума.
  1. В якій мірі відхилена (повністю, частково), сума.
  2. Дата і номер платіжного документа про перерахування суми, визнаного у відповіді.
  3. Дата передачі претензійних матеріалів в юридичну службу.
  1. Дата передачі відповіді у структурний підрозділ.

 

Журнал реєстрації претензій, пред’явлених підприємству може оформлятися аналогічно.

 

Закінчені претензії і позовні матеріали зберігаються юридичною службою на протязі 3-х років до передачі їх для зберігання в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, в якій вони були зареєстровані.

Друкувати Юридичний помічник » Юридичним особам та ФОП » Претензійно-позовна робота »
4,573 переглядів

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься.