Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів

Організацію і технічне обслуговування засідань правління або iншого колегiального органу здійснює його секретар.

Підготовка, матеріалів до засідання правління. Питання для розгляду на засіданнях правління відповідно до плану проведення засідань, який складається на квартал, а також за ініціативою членів правління, начальників структурних підрозділів, що обґрунтовується в доповідній записці на ім’я керівника організацій.

Члени правління, керівники структурних підрозділів згідно з Регламентом проведення засідань подають для вклю-чення до плану роботи колегіального органу за встановленою формою перелік питань, які вони вважають за доцільне розг-лянути на засіданнях колегіального органу. У необхідних ви-падках до переліку додається довідка про мотиви внесення пи-тання на розгляд колегіального органу.

Голова правління може вносити питання для розгляду на засіданні правління за власною iніциативою шляхом надання доручень.

Підрозділ, чи посадова особа, відповідальна за підготовку питання для розгляду на засіданні правління, готує такі доку-менти:

•          проект рішення (постанови, розпорядження), до якого в передбачених випадках додається проект документа (інструкція, положення, методика тощо) з обговорюва-ного питання;

•          довідку про зауваження до проекту зацікавлених уста-нов і структурних підрозділів (якщо такі є);

•          пояснювальну записку, в якій даються необхідні об-грунтування і прогнози очікуваних наслідків реалізації прийнятого рішення, довідковий та аналітичний ма-теріал з обговорюваного питання;

•          проект протокольного рішення;

•          список осіб, яких пропонується запросити на засідання;

•          формулювання питання, що вноситься до проекту по-рядку денного засідання зазначенням доповідача.

Названі документи подають до загального відділу, вiддiлу (управлiння) координацiї або iнформацiйного пiдроздiлу не пізніше як за 5 днів до засідання. Вони повинні бути завізовані безпосереднім виконавцем та начальником структурного підрозділу, членом правління відповідальним за підготовку питання для розгляду на засіданні комітету, заступником го-лови правління відповідного напрямку

Проект порядку денного засідання правління формується загальним відділом і разом з матеріалами та загальним списком запрошених на засідання подається на розгляд голові правління, який приймає рішення щодо їх внесення на роз-гляд правління.

Після визначення дати проведення засідання не пізніше як за три дні до засідання матеріали надсилають загальним відділом членам правління.

На кожне засідання колегіального органу складають про-токол за встановленою формою.

Протоколи колегій оформляють секретарі цих колегій і у встановленому порядку разом з матеріалами передають на зберігання до архіву.

Документи, підготовлені до засідання колегій (проекти постанов, розпоряджень, довідки, списки тощо), а також один примірник розмножених документів зберігаються в секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку доку-ментів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань і перевіряє наявність усіх до-кументів і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки доку-ментів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде зняте з порядку денного засідання.

Особи, які одержали проекти постанови (рішення) та інші документи, до засідання зобов’язані уважно їх вивчити і при наявності зауважень і пропозицій чітко їх сформулювати у письмовому вигляді з тим, щоб у разі згоди колегіального ор-гану з цими зауваженнями і пропозиціями їх можна було відтворити в рішенні.

1          Текстовий документ — стандартний текстовий файл, який створюється в текстовому редакторі Microsoft Word for Windows’97 (або y крайньому випадку 2.0, 6.0/7.0)

2          Файл з документом має бути представлений у нормальному (не стислому) вигляді

3          Текст документа повинен без проблем переглядатись у Microsoft Word for Windows. Називати файл довжиною назви не більше 8 (восьми) літер. He допускається в документі використовувати шрифш з поставки Windows (Times New Roman, Arial etc.). Також не допускається формуваш текстові дані у графічних форматах PCX, ОШ,ТШІЇмподібних

4          Розмір документа не обмежується

5          Формування абзаців обов’язкове. Документ повинен маш абзаци з відступом від лівого краю 1,5 см. Треба використовувати аркуш формату А4, згідно з ГОСТ 2.301

6          Кількість рядків на сторінку з одним інтервалом — близько 40. Розміщуваш текст треба з відбивкою з обох країв (justify). В тексті не повинно бути ніяких кодів, крім кодів Microsoft Word for Windows

7          При наборі тексту допускається використання латинського алфавіту

8          Коди символів повинні відповідати кодовій таблщі ÀSCI 866. Для набору апострофа треба використовувати змінні розкладки клавіатури з української на латинську. Використання позначки “ замість апострофа не дозволяється

9          Розкладки клавіатур (латинської, російської, української) слід використовувати лише стандартні

10        Для передачі документів(а) використовувати дискету розміром 3,5”, згідно з ГОСТ 28388

Розміщувати аркуш, використовуючи опції:

Portrait (стоячий), відступи: зліва — 2,5 см,

справа — 2 см, зверху та знизу також по 2 см.

На верхні та нижні колонштули відводиш по 1,2 см. Нумерація сторінок

обов’язкова

 

 

 

Друкувати Юридичний помічник » Публікації »
485 переглядів

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься.