Легалізація українських документів про освіту – потрібна дія для тих, хто планує вчитися та/або працювати за межами України.
Найпоширенішим способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року, до якої на сьогодні приєдналось більше ніж 100 країн. Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави. Відповідно до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.
Апостиль це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах країн – учасниць Гаазької конвенції. Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі – учасниці Конвенції.
Відповідно до статей 3, 4 і 6 Конвенції постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 “Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” (із змінами і доповненнями) повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюється документ, були надані, зокрема:
• Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчаль¬ними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
• Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
Проставлення апостиля на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України регулюється наказом Міністерства освіти і науки України від 10 березня 2009 р. № 220 «Про затвердження Порядку проставлення в Міністерстві освіти і науки України апостиля на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки».
Згідно з цим Порядком апостиль проставляється:
- на документах про освіту та вчені звання державного зразка, затверджених постановами Кабінету Міністрів України від 17.03.93 № 199 “Про затвердження описів дипломів доктора і кандидата наук та атестата старшого наукового співробітника і переліку галузей науки, з яких може бути присуджений науковий ступінь”, від 12.11.97 № 1260 “Про документи про освіту та вчені звання”, наказом Міністерства освіти і науки України від 12.07.2001 № 510 “Про затвердження Порядку видачі випускникам позашкільних навчальних закладів свідоцтв про позашкільну освіту”;
- на документах, виданих установами, організаціями, підприємствами, підпорядкованими Міністерству охорони здоров’я України, відповідно до наказів Міністерства охорони здоров’я України;
- на адміністративних документах, а саме: архівних довідках, навчальних планах, довідках, що видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки.
Легалізація документів про вищу, післядипломну, середню спеціальну та середню освіту для країн – учасниць Конвенції полягає в проставлені апостиля на оригіналах таких документів. Проте, у деяких країнах можуть приймати і нотаріально засвідчені копії таких документів, яких буде достатньо для того, щоб підтвердити свою кваліфікацію, спеціальність тощо. При цьому слід враховувати, що проставлений апостиль на оригіналі документа про освіту свідчить про автентичність печатки освітнього закладу та справжність підпису особи на документі, в даному випадку ректора, декана, директора школи та інших, а апостиль на нотаріальній копії диплома, додатку до нього, атестаті, тощо – тільки автентичність відбитку печатки та підпису нотаріуса, який засвідчив вірність копії з цього документа.
Процедура проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на документах, що оформляються нотаріусами України, регулюється Порядком проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затверджений наказом Міністерства юстиції України 25.09.2012 року № 1418/5.
Таким чином, проставлення апостиля – це не автоматична процедура, яка проводиться по факту надходження документа до компетентного органу уповноваженого проставляти штамп «Апостиль». Апостиль може бути проставлений тільки при наявності зразків підписів посадових осіб та печаток, якими скріплено відповідні документи. При відсутності таких зразків уповноважений орган вправі на прохання зацікавленої особи зробити письмовий запит до освітнього закладу з проханням їх надати.
В Україні штамп «Апостиль» має форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює 10 сантиметрів. Він проставляється у формі відбитка штампа безпосе¬редньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші. У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи Міністерства освіти та науки України. Кількість скріплених аркушів має бути також підтверджена підписом посадової особи, яка проставила апостиль.
Рекомендується заздалегідь проставити апостиль на всіх документах про освіту, оскільки єдиний орган, уповноважений проставляти апостиль на оригіналах документів про освіту в Україні – це Міністерство освіти та науки України. Крім того слід зазначити, що апостиль проставляється один раз на документі і в подальшому такий документ може бути використаний без обмежень в будь-якій країні – учасниці Конвенції. Таким чином, підпис, печатка або штамп, які проставлені компетентним органом у формі апостиля, не потребуватимуть подальшого додаткового засвідчення або легалізації.
Диплом про закінчення вищого навчального закладу – один із розповсюджених до підробки документів про освіту. Однак варто пам’ятати, що проставлений апостиль на оригіналі цього документа – один із надійних способів з’ясування законної видачі такого документа. Причому у випадку коли буде з’ясовано, що документ є підробним, він за жодних умов не буде повернутий власнику.
Крім того, існують випадки коли, наприклад, іноземна країна просить надати документ разом із легалізованим перекладом на мову держави, у якій використовуватиметься документ.
При цьому слід зазначити, що кожна країна може передбачати свої вимоги до офіційно оформлених перекладів документів. Наприклад, в Україні до розгляду державних органів, підприємств установ та організацій приймаються іноземні документи, вірність перекладу або справжність підпису перекладача на яких повинна бути засвідчена нотаріально. Таким чином, по відношенню і до українських нотаріальних документів діє наступний принцип – останнім на них повинен бути посвідчувальний напис нотаріуса викладений українською мовою, оскільки викладення іноземною мовою посвідчувального напису, вчиненого державним або приватним нотаріусом, українським законодавством не передбачено, і тому не може одночасно бути здійснено на нотаріально оформленому документі.
Отже, при підготовці освітніх документів для їх дії за кордоном чітко треба з’ясувати вимоги іноземного органу, куди буде подаватись відповідний документ про освіту.
Мінімальний перелік питань для з’ясування в іноземному органі повинен бути наступний:
- Де повинен бути проставлений апостиль – на оригіналі документа про освіту та вчені звання чи можливо на нотаріально засвідченій копії з цих документів?
- Чи можна засвідчити вірність перекладу документа чи справжність підпису перекладача в українського нотаріуса чи переклад повинен бути здійснений вже в тій країні, де буде використовуватись даний документ?
У деяких випадках можливо засвідчення вірності перекладу в закордонному дипломатичному представництві відповідної країни «акредитованими» перекладачами.
Юридичний помічник
»
Фізичним особам » Життя, робота, кримінал » 2 092 переглядів
