Будь-яке підприємство, установа, організація у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.
У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне – це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство – це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів. Виходячи з теоретичного і практичного аспектів даної функції, можна зробити таке визначення:
Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.
Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:
ускладнення функцій управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;
раціоналізація роботи з документами – важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;
забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.
Виділяють такі аспекти діловодства.
По-перше, це юридичний аспект – забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред’являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.
По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.
По-третє, економічний аспект діловодства пов’язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення.
Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.
У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова «documentum» – свідоцтво, доказ) – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій – це матеріальний об’єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії – магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку.
Закріплена у документах різноманітна інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та діяльність людини, оформлена відповідно до певних вимог, перетворює їх на незамінні довідники, які у подальшому набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Узагальнюючи, можна сказати, що документи:
мають державне значення, відображаючи суспільні відносини, державний лад і державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин органів влади з громадянами;
мають юридичне значення, фіксуючи правові відносини фізичних та юридичних осіб і регулюючи їх дії;
мають соціально-психологічне значення, відіграючи роль суспільно-стабілізуючого чинника, закріплюючи в окремої особи розуміння наявності сталих загальноприйнятих норм суспільної поведінки.
Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід’ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.
Документування – це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.
Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов’язків.
Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила – властивість офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення.
Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.
Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об’єктів управління.
Зазначені документи утворюють такі види документації:
організаційно-правова;
планова;
розпорядча;
інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;
звітна;
договірна;
документація із забезпечення кадрами (з особового складу);
документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність),
документація із матеріально-технічного забезпечення;
документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;
документація, що відображає основну діяльність установи.
Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності. Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів, але й організацію роботи з ними – організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.
Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами. Так, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України функціонує Департамент діловодства та моніторингу у складі Управління діловодства, Управління моніторингу та Управління автоматизації діловодства.
Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
Відповідно до основного завдання діловодна служба:
розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;
організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;
удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах органу управління;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативе в установі та структурних підрозділах;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.
В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов’язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату інтенсифікація діловодства передбачає:
чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;
відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;
оптимальне розмежування функцій та обов’язків працівників даної сфери;
наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;
чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;
раціональну організацію робочих місць.
Діяльність щодо документаційного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.
Діловодний процес має свою специфічну технологію документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов’язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.
Під час проходження документа в установі обов’язково робляться такі відмітки:
про надходження документа (реєстрація);
про взяття документа на контроль;
про виконання документа і спрямування його у справу.
Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.
Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг документообігу – важливий показник, що використовується як критерій у виборі організаційної форми діловиробництва, організації інформаційно-пошукової системи документів установи, встановленні структури служби діловиробництва, її штатного складу тощо.
Важливою складовою діловодства є забезпечення дійового виконавчого контролю. Контроль виконання – це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлене певне завдання. Він необхідний для таких цілей:
з’ясування фактичного стану в ході поточного виконання конкретного доручення;
виявлення вузьких місць та вжиття необхідних заходів щодо виправлення ситуації;
отримання можливості аналізу організації роботи з метою запобігання виявленим недолікам у майбутній практичній діяльності установи;
стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи.
Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені контрольні служби.
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Обов’язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.
Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.
Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за ЗО календарних днів, а документи з позначкою «терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
Контроль за виконанням документів в установі передбачає:
постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.
Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.
В умовах переходу від галузевого до функціонального принципу діяльності органів виконавчої влади, відповідного зменшення регуляційного навантаження на них, передачі окремих повноважень регіонам і господарюючим суб’єктам, різкого скорочення паперотворчості на перший план виходить не контроль, а моніторинг – поетапне відстеження ходу виконання завдань, визначених контрольними документами. Колишній всеосяжний контроль передбачав і всеосяжну реакцію, що торкалася найменших дрібниць. Нині ж, на часі – аналітичне осмислення подій, явищ, аналіз того, як виконуються рішення і що потрібно для забезпечення їхнього позитивного впливу на життя. Тому актуальним є процес перетворення служб, які виконували суто контрольні функції, на моніторингові. Виконувані ними завдання є ширшими, порівняно з контрольними, адже відстеження виконання документів дає можливість не тільки отримати своєчасну і об’єктивну інформацію, а й виявити при цьому можливі проблеми і скоригувати дії для оперативного впливу на ситуацію.
У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами,- це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».
Справа – це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи – це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.
Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».
Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.
На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.
Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатур справ.
Формування справ – це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ. Документи в справі групуються у хронологічному чи логічному порядку або в поєднанні цих компонентів.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.
Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі створюється експертна комісія (ЕК). Схоронність документів органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:
у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;
у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;
у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання.
Органи державної влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
Архів, архівний підрозділ, архівний відділ – це, відповідно, установа, що забезпечує облік, зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства.
Систему архівних установ державної влади та органів місцевого самоврядування України становлять:
спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Державний комітет архівів України);
центральні державні архіви;
галузеві державні архіви;
державний архів Автономної Республіки Крим;
державний архів області, міст Києва і Севастополя;
державний архів району, району у містах Києві та Севастополі;
місцеві архівні установи (архівні установи міських рад міст республіканського (АРК), обласного значення);
архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій.
Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації. У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).
Основними завданнями архівного підрозділу є:
приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;
контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;
участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;
проведення попередньої експертизи цінностей документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;
підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.
Обов’язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів.
Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп’ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому залежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.
До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.
Важливим завдання, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп’ютеризація та запровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органів виконавчої влади України, що дозволило б піднести на якісно новий рівень роботу апарату державного управління.
Для цього слід активно впроваджувати систему електронного документообігу на вищих рівнях виконавчої влади та централізованого моніторингу підготовки державно-управлінських рішень, включаючи систему підтримки процедур їх підготовки та прийняття. Згодом розв’язання проблеми інформаційно-аналітичного забезпечення органів влади необхідно перенести на рівень «область-центр». Завершальним етапом даної роботи має стати ланка «район-область».
Статтю надав «Помічнику» П.Коровін
Юридичний помічник » Юридичним особам та ФОП » Кадри та діловодство » Інше »25 828 переглядів