На кожному підприємстві укладаються договори (трудові, на поставку, придбання товару). Як правило, вони зберігаються в архівах. Для зручності користування цими документами, а також усунення причини їх втрати ведеться їх облік. Заводиться спеціальний журнал, у якому фіксуються реквізити договорів, додаткових угод до них, а також встановлюється хронологія їх руху.
Вам знадобиться
– журнал з обліку договорів в паперовому вигляді;
– програмний продукт для обліку договорів;
– документи компанії.
Інструкція
1. Уніфікованої форми для документа з обліку договорів не існує. Але ви можете розробити його самостійно або купити спеціальний програмний продукт, призначений для зберігання інформації про договори. Але перший варіант безкоштовний, зупиніться на ньому, якщо вам не потрібні зайві витрати.
2. На титульному аркуші журналу з обліку договорів напишіть найменування документа. Вкажіть назву вашої компанії. Якщо фірма досить велика, для кожного структурного підрозділу бажано завести окремий журнал. В цьому випадку напишіть найменування відділу. Впишіть дату, коли заведений документ, персональні дані, посада відповідального за ведення журналу. Як правило, таким є кадровий службовець, який оформляє договори з персоналом, співробітник юридичного відділу, що займається зберіганням договорів з контрагентами.
3. На титульному аркуші журналу з обліку договорів напишіть найменування документа. Вкажіть назву вашої компанії. Якщо фірма досить велика, для кожного структурного підрозділу бажано завести окремий журнал. В цьому випадку напишіть найменування відділу.
Впишіть дату, коли заведений документ, персональні дані, посада відповідального за ведення журналу. Як правило, таким є кадровий службовець, який оформляє договори з персоналом, співробітник юридичного відділу, що займається зберіганням договорів з контрагентами.
4. Зробити вісім граф за допомогою електронної таблиці. Роздрукуйте на паперовий носій. У першій графі журналу впишіть порядковий номер договору, у другій – номер документа, присвоєний йому при ув’язненні. У третій і четвертій графі журналу обліку договорів напишіть дату початку, закінчення терміну дії документа. У п’ятій графі вкажіть предмет договору. Приміром, на поставку комплектуючих виробів.
5. У шостій графі впишіть найменування контрагента (постачальника, покупця), співробітника (при обліку трудових договорів з персоналом). У сьомий графі журналу напишіть, в якій папці знаходиться договір (як правило, в архівах папок присвоюються номер), вкажіть місце розташування папки. У восьмій графі проставляйте підпис відповідальної особи за зберігання документів (з зазначення його прізвища, ініціалів). При зміні працівника складайте акт передачі договорів, журналу щодо їх обліку.
6. Якщо вручну вам незручно вести облік договорів, замовте розробку програмного продукту або купіть вже готову програму. Нехай на це витратяться деякі кошти, але в електронному вигляді у такого журналу є деякі переваги. Наприклад, при фіксуванні договору можна вказувати шлях до документа на комп’ютері.
джерело http://ehow.in.ua/111909-yak-vesti-oblik-dogovoriv.html
Юридичний помічник
»
Юридичним особам та ФОП »
Договори »
28 965 переглядів
