Управління суспільством та всіма його сферами полягає в постійному оперуванні певними фактами і даними, що становлять собою самостійний та комплексний потік інформації. Більша частина світової інформації має певне зовнішнє вираження, яке забезпечується за допомогою різноманітних матеріальних носіїв та дозволяє здійснювати її вивчення і контроль за нею. Одним із різновидів матеріальних носіїв на якому зосереджується інформація є документ.
Поняття “документ” (лат. documentum — взірець, доведення, свідоцтво) є центральним у понятійній системі документування. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об’єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві. Документ (ЗУ «Про інформацію») — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.
Що стосується управлінського документа то це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.
Документ має певну кількість ознак, які відрізняють його від інших об’єктів. Серед них:
1) атрибутивність, тобто наявність невід’ємних складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;
3) структурованість — тісний зв’язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа. Що стосується управлінського документа, то крім вище зазначених ознак йому притаманна така ознака, як фіксація рішень адміністративних і організаційних питань управління, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств та організацій.
Документам, як необхідним засобам забезпечення людської життєдіяльності, притаманні певні напрямки впливу на діяльність та організацію суспільства, яке керується ними. Зокрема, такими напрямками виступають комплекси функцій. Так, управлінським документам безпосередньо притаманні такі функції: 1) матеріалізація управлінської дії — є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела; 2) організація інформації — лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі; 3) забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема; 4) забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі.
Важливим є те, що під час оформлення управлінських документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Так, документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється складом та розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими та територіальними межами й об’єктами його дії. Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка (моделі побудови однотипних документів).
ДСТУ 4163–2003 (від 9 квітня, який чинний з 1 вересня 2003 року) встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах. Державним стандартом узаконено 32 реквізити в організаційно-розпорядчих документах. Згідно зазначеного ДСТУ обов’язковими є такі реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнено й іншими, що залежить від виду документа, який визначає оформлення формуляра. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру згідно з Указом Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».
Залежно від рівня стандартизації документи оформлюють на бланках або не на бланках (деякі внутрішні документи: заяви працівників, окремі службові довідки тощо; документи, створені від імені двох або більше організацій).
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності. Основними реквізитами й ознаками, які надають юридичної чинності документу, є назва документа, авторство (адресант і адресат), дата, підпис, печатка, гриф затвердження. У сучасному діловодстві юридичної чинності електронному документові надає електронний підпис, тобто дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними зв’язані й призначені для ідентифікації підписувача цих даних завдяки криптографічному методу шифрування інформації.
Крім основних реквізитів, що безпосередньо впливають на юридичну чинність документа, є так звані технологічні реквізити. До них відносяться: відмітка про надходження документа до організації, реєстраційний номер документа, відмітки про контроль виконання, виконавця, наявність додатків, ідентифікатор електронної копії документа й ін. Для електронних документів технологічні реквізити є ще необхідною умовою доступу до інформації, що міститься в них, найважливішими серед яких є, зокрема, формат запису його джерела, а також значення його хеш-функції.
avtor: Solomia Vandyo
Юридичний помічник
»
Публікації » 4 100 переглядів
