Преимущества электронного документооборота

Одним из важных инструментов, позволяющих оптимизировать документооборот предприятия или организации, является сканирование документов в киеве. Бумажные носители информации постепенно уходят в прошлое, их замещают электронные, цифровые виды хранения архивов.

Компактнее, удобнее, лучше.

Именно так можно охарактеризовать электронные архивы документов.

К преимуществам следует отнести:

  • Сохранность документов. Бумага со временем изнашиваться, нельзя исключить вероятность потери документа, его умышленного или случайного уничтожения. Сканированный документ защищен от таких случаев. Информация сохраняется в неизменном виде столько времени, сколько необходимо для работы.

  • Освобождение полезных площадей. Сканирование документов и перевод в электронный архив убирает совсем, или существенно снижает такую статью затрат, как аренда помещений под архив. Или позволит освободить пару полок в кабинете офиса для дополнительных нужд.

  • Доступность. В электронную базу документов можно зайти не только в рабочее время. Это особенно важно, когда деловые встречи проводятся вне офиса или после работы, а доступ к архиву есть в телефоне.

  • Легкость и быстрота поиска нужной документации. Это неоспоримое преимущество всех электронных хранилищ. Но тут важно соблюсти все правила при занесении документов в архив, чтобы они правильно идентифицировались поисковиком.

Зачем для сканирования документов обращаться в профессиональную типографию, ведь можно просто поручить сотруднику сканировать с помощью планшета документацию? На это есть ряд весомых причин.

  • чаще всего в электронный архив переводят уже сшитую документацию. В крупных полиграфиях для этих целей есть специальное оборудование, позволяющее сканировать документы без расшивания. Такие сканеры сложны в управлении и имеют высокую стоимость.
  • документы со временем могут состариться или испортиться, профессионалы с помощью редакторских программ могут восстановить вид документа в электронной копии.
  • сканирование, распознавание текста, перевод в удобный электронный формат занимает много времени и требует определенных навыков и умений в работе с оборудованием. Многие организации предпочитают заниматься прямыми функциями, воспользовавшись для скана услугами профессионалов. Подробнее на сайте: https://bee-print.com.ua/ можно ознакомиться со сроками и расценками по данной услуге.
Друкувати Юридичний помічник » Юридичним особам та ФОП »
380 переглядів